De planillas a un ERP: lista para migrar tus datos

Empezá por un circuito de trabajo completo

Elegí un circuito, por ejemplo presupuesto → pedido → reserva de stock → entrega. Anotá las personas y los registros necesarios en cada paso. Así, la migración responde a una tarea real y no al objetivo de llenar todos los campos del sistema nuevo.

Separá los datos necesarios para operar de los históricos que pueden quedar en un archivo consultable. Importar cada fila antigua suma trabajo y puede conservar inconsistencias. Acordá las necesidades de conservación con quienes son responsables de esos registros.

Definí responsables y fuentes de referencia

Armá un registro de clientes, productos, proveedores, existencias y pedidos abiertos. Cada conjunto necesita un responsable del negocio que resuelva valores contradictorios. El archivo más reciente no siempre es el más confiable.

Si trabajás con Argentina y Estados Unidos, documentá las monedas y los formatos de fecha. Guardá el código de moneda junto al importe. Un valor como 1,250 o una fecha como 04/10 puede interpretarse de distintas maneras. Conservá como texto los identificadores cuyos ceros iniciales sean significativos.

• Registrá fuente, fecha de exportación, responsable y cantidad esperada de filas.
• Usá identificadores estables; no relaciones clientes o productos solo por el nombre.
• Acordá unidades, zonas horarias, campos obligatorios y reglas para registros inactivos.

Escribí el mapeo antes de importar

Una tabla útil tiene cinco columnas: campo de origen, campo de destino, transformación, validación y responsable de la decisión. Definí qué hacer cuando falta un dato; una cantidad desconocida no debe convertirse silenciosamente en cero.

Ejemplo hipotético: una planilla tiene 120 unidades en existencia y 15 reservadas. Si el ERP guarda ambos valores, importalos por separado y verificá que el disponible sea 105 según la regla acordada. Cargar 120 como disponible permitiría vender más unidades de las previstas.

Ensayá con casos normales y excepciones

Usá un entorno de prueba con duplicados, pedidos cancelados, nombres con tildes, campos opcionales vacíos y operaciones en distintas monedas. Trabajá con datos sintéticos o protegidos según corresponda y limitá el acceso a las exportaciones.

Después, hacé un ensayo completo. Compará cantidades de registros, totales por moneda, stock por depósito y saldos de pedidos abiertos. Revisá también las relaciones: cada pedido debe conservar el cliente y los renglones correctos. Contar filas no alcanza para detectar todos los errores.

Acordá el cambio y la vuelta atrás

Definí quién autoriza el pase, cuándo dejan de editarse los archivos anteriores y cómo se incorporan los cambios de último momento. Antes de habilitar al equipo, registrá los controles aprobados. Conservá una copia recuperable y probá su restauración.

Volver atrás no es simplemente restaurar una planilla: si ya se cargaron pedidos nuevos, habrá que conciliarlos. Establecé una ventana de revisión y un responsable de investigar diferencias para evitar que convivan dos versiones incompatibles de la operación.